Receptionist and Admin Assistant.

YOUR PROFILE

Are you enthusiastic about creating a welcoming and efficient environment while providing crucial administrative support? Copperfield International School in Verbier is seeking a proactive and organised individual to join us as a Receptionist and Admin Assistant. In this role, you'll be the friendly face of our school, ensuring a positive experience for visitors, students, and staff while managing essential administrative tasks across various departments.

As our Receptionist and Admin Assistant, you'll expertly handle front desk duties, from greeting visitors to managing phone calls and responding to inquiries. You'll also provide HR assistance, maintaining staff records and supporting onboarding processes. Your administrative responsibilities will include managing schedules, maintaining supplies, and assisting the school's leadership team in organising school events.

If you are customer service-oriented, enjoy working with people, and thrive in a fast-paced, collaborative setting, apply now to become an integral part of our team!

KEY RESPONSIBILITIES

Warmly greet visitors and handle incoming inquiries, ensuring a positive first impression.

Manage phone and email communications, directing inquiries to the appropriate staff.

Support HR processes like onboarding, maintaining staff records and coordinating interviews.

Assist with organizing and scheduling school events, meetings, and appointments.

Maintain the front desk area, ensuring it remains tidy and well-stocked with necessary supplies.

Provide general administrative support to school leadership, including handling sensitive information with discretion.

Support various departments by preparing documents, coordinating logistics, and managing calendars.

EDUCATION AND PROFESSIONAL QUALIFICATIONS

Fluent in either English or French, with a high proficiency in the other language.

Proficiency in Microsoft Office and administrative software.

EXPERIENCE

At least two years of experience in a receptionist, administrative, or HR support role.

Previous experience in a school or educational setting is an advantage.

PERSON SPECIFICATION

Passionate about fostering a positive school environment and interacting with people of all ages.

Effective multitasker with strong organisational skills and the ability to prioritise tasks efficiently.

Excellent communicator with a customer service focus, adept at interpersonal interactions.

Able to handle sensitive information with integrity and confidentiality.

Committed to promoting diversity, equity, and inclusion throughout the school community.

Copperfield International School

How to Apply

Please complete the TES Quick Apply. The closing date for applications is 21 May.

Opportunités exceptionnelles

Rejoignez notre équipe

A partir de septembre 2024

Réceptionniste et assistant(e) administratif(ve)

VOTRE PROFIL

Vous êtes enthousiaste à lidée de créer un environnement accueillant et efficace tout en apportant un soutien administratif crucial ? Copperfield International School à Verbier recherche une personne proactive et organisée pour nous rejoindre en tant que réceptionniste et assistant(e) administratif(ve).

Dans ce rôle, vous serez le visage amical de notre école, assurant une expérience positive pour les visiteurs, les étudiants et le personnel tout en gérant des tâches administratives essentielles dans divers départements.

En tant que réceptionniste et assistant(e) administratif(ve), vous vous occuperez avec compétence des tâches de la réception, de l'accueil des visiteurs à la gestion des appels téléphoniques et aux réponses aux demandes de renseignements. Vous fournirez également une assistance en matière de ressources humaines, en tenant à jour les dossiers du personnel et en soutenant les processus d'intégration. Vos responsabilités administratives comprendront la gestion des emplois du temps, l'entretien des fournitures et l'assistance à l'équipe dirigeante de l'école dans l'organisation d'événements scolaires.

Si vous avez le sens du service à la clientèle, si vous aimez travailler avec les gens et si vous vous épanouissez dans un environnement collaboratif au rythme rapide, postulez dès maintenant pour faire partie intégrante de notre équipe !

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Accueillir chaleureusement les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements, en veillant à ce que la première impression soit positive.

Gérer les communications par téléphone et par courrier électronique, en dirigeant les demandes vers le personnel approprié.

Soutenir les processus RH tels que l'intégration, la tenue des dossiers du personnel et la coordination des entretiens.

Participer à l'organisation et à la programmation des événements, des réunions et des rendez-vous de l'école.

Assurer l'entretien de la zone d'accueil, en veillant à ce quelle reste bien rangée et bien approvisionnée en fournitures nécessaires.

Fournir un soutien administratif général à la direction de l'école, notamment en traitant des

informations sensibles avec discrétion.

Soutenir divers départements en préparant des documents, en coordonnant la logistique et en gérant les calendriers.

FORMATION ET QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES

Maîtrise de l'anglais ou du français, avec un niveau élevé dans l'autre langue.

Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels administratifs.

EXPÉRIENCE

Au moins deux ans d'expérience dans un poste de réceptionniste, d'administration ou de soutien aux ressources humaines.

Une expérience préalable dans un établissement scolaire ou éducatif est un avantage.

CARACTÉRISTIQUES DE LA PERSONNE

Passionné(e) par la création d'un environnement scolaire positif et par l'interaction avec des personnes de tous âges.

Vous êtes capable de mener plusieurs tâches de front, avec de solides compétences organisationnelles et la capacité de hiérarchiser les tâches de manière efficace.

Excellent communicateur, axé sur le service à la clientèle, adepte des interactions interpersonnelles.

Capable de traiter des informations sensibles avec intégrité et confidentialité.

Engagé dans la promotion de la diversité, de l'équité et de l'inclusion au sein de la communauté scolaire.

École internationale Copperfield

Comment postuler

TES Quick Apply. La date limite de dépôt des candidatures est 21 May.